Vous envisagez d’internaliser la paie dans votre entreprise? Cet article va vous permette de fiabiliser votre projet à travers 7 étapes indispensables à suivre.
Choisir un logiciel de paie
Le choix du logiciel de paie est l’étape numéro 1 dans la phase d’internalisation. Elle peut paraître anodine et pourtant elle déterminera l’avenir du processus.
Il est important de :
- Choisir un logiciel de paie en adéquation avec les besoins de l’entreprise :
- Nombre de bulletins à réaliser
- Variables de paie (2×8, travail de nuit, horaires variables…) dans ce cas il faudra que le logiciel soit compatible avec celui de la gestion des temps actuellement utilisé ou prévoir d’intégrer la changement de ce logiciel au budget
- Nombres d’utilisateurs
- Passation comptable
Exemple de logiciel de paie :
- Choisir un prestataire compétent : internaliser la paie est complexe. Pensez à vous renseigner sur votre prestataire. Le logiciel peut être bon mais si votre intégrateur n’est pas réactif ou compétent vous aurez rapidement des problèmes dans votre projet.
Préparer l’intégration
- Faire un rétro planning
Comme dans toute gestion de projets le rétro planning permet de se fixer des objectifs. Il doit comporter les différentes étapes du projet ainsi que leur dates butoirs et les protagonistes.
Ne soyez pas trop court en terme de délai. Le rétro planning doit être réalisable et surtout laisser la place à une éventuelle marge d’erreur pour ne pas être pris au dépourvu.
- Informer les représentants du personnel
Informer les représentants du personnel vous permettra de communiquer avec l’ensemble des salariés. De cette manière vous informer l’entreprise que vous aller internaliser la paie. N’oubliez pas de leur exposer tous les avantages d’une gestion interne de la paie : contact direct pour les salariés, rapidité d’exécution des acomptes par exemple, diminution des coûts…
- Préparer l’équipe RH
Pour le bon déroulement du projet, pensez à préparer votre équipe à ce raz-de-marée qui l’attend.
Faîtes le point lors d’une réunion d’équipe et recenser leurs inquiétudes. Tout membre sera concerné. Il va falloir anticiper un accroissement d’activité qui aura lieu dès le démarrage du projet. Les tâches habituelles de la personne en charge de la rédaction du référentiel et du cahier des charges devront être déléguées. Et d’autant plus quand la période de la double production sera effective. Lors des premiers mois d’internalisation, il y aura surement des ajustements à effectuer, un audit de paie à réaliser, des salariés sollicitant beaucoup l’équipe pour des questions diverses. Le renforcement de l’équipe, par le recrutement d’un ou plusieurs collaborateurs temporaires en fonction du volume de paie, est très souvent nécessaire.
Analyser son référentiel de paie
- Rédiger le référentiel
La rédaction du référentiel permet de synthétiser la paie par écrit. Il faut être le plus concis possible. Le meilleur format est un classeur excel. Demander une extraction des rubriques de paie à votre prestataire. Le mieux serait qu’il vous transmette une extraction du référentiel. C’est tout à fait possible et rapide mais il est malheureusement courant que ce dernier refuse ou laisse volontairement trainer les choses….
Dans votre excel, référencer l’ensemble des rubriques de paie utilisées dans votre entreprise. Puis indiquez le calcul utilisé dans chacune de ces rubriques. Ce référencement permettra de programmer votre nouveau logiciel et, pour le bonus, vous permettra de maîtriser parfaitement la paie de votre entreprise !
- Distinguer les règles légales, conventionnelles et les usages
Une fois la rédaction terminée, il peut être intéressant de classer les différentes rubriques de paie par source de droit. De cette manière, le responsable RH pourra visualiser l’ensemble du référentiel et décider, ou non, de conserver les usages.
Il est très courant qu’une entreprise profite de l’internalisation de la paie pour mettre à plat ses pratiques et revoir les règles applicables.
S’il est choisi de dénoncer les usages il faudra respecter une méthodologie stricte que nous aborderons dans un prochain article.
Rédiger le cahier des charges
La rédaction du cahier des charges est un des éléments qui contractualisera votre partenariat avec votre prestataire. Soyez extrêmement minutieux lors de sa rédaction.
Il permettra de paramétrer votre futur logiciel de paie.
En cas d’erreur sur votre cahier des charges, ou d’oubli, le prestataire vous facturera une intervention supplémentaire. L’internalisation peut donc très vite dépasser le budget alloué par votre direction.
Débuter la double production
Il est recommandé de réaliser deux mois en « double production » des bulletins avant d’internaliser la paie. Autrement dit, votre prestataire réalisera les bulletins de salaire comme à son habitude, et le gestionnaire de paie réalisera ces mêmes bulletins en parallèle. En théorie la même paie devrait sortir des deux côtés à quelques centimes d’écart. Mais je vous rassure ça n’arrive jamais du premier coup. C’est pourquoi un contrôle minutieux bulletin par bulletin est primordial pour déceler les éventuelles anomalies de paramétrage de votre futur logiciel. Parfois il peut arriver d’avoir la surprise que ce soit le logiciel de votre prestataire qui soit mal paramétré…
Profitez de cette phase pour bien contrôler l’application de votre cahier des charges ou déceler les éventuelles erreurs ou oublis de ce dernier…
Lancer la production interne
C’est la phase la plus sensible car elle concerne l’ensemble du personnel. Il est important que cette production se passe au mieux. Respecter l’échéance de paie, de distribution des bulletins et limiter au maximum les anomalies permettra à l’entreprise de conserver la confiance de ses salariés. Si la production de la paie se passe mal, c’est la production de l’entreprise entière qui sera impactée. Les salariés ne seront plus centrés sur leur travail mais sur leur bulletin. La motivation peut flancher car l’entreprise ne montre pas « l’exemple ». Beaucoup d’enjeux découlent de ce projet.
Ne négligez pas le stress et le surcroît de travail de vos collaborateurs RH. Le production interne est une étape difficile qui leur demandera beaucoup de concentration et d’énergie.
Réaliser un audit de paie
L’audit de paie peut être réaliser en interne mais également sous-traité à un prestataire. Je vous le recommande fortement car il permettra de s’assurer que toute l’internalisation s’est correctement déroulé. Pensez à vérifier votre référentiel de paie, à analyser les « dysfonctionnements éventuels » et surtout à vérifier le bon fonctionnement de vos charges sociales (réduction fillon par exemple).
